Ticari Defterler Dijitalleşiyor: ETDS'ye Geçiş Başladı!

14 Şubat 2025 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 1 Temmuz 2025 itibari ile yürürlüğe girdi. Tebliğ kapsamındaki ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlamak üzere Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) tarafından oluşturulan Elektronik Ticari Defter Sistemi (“ETDS”) kullanıma açıldı. 

Tebliğ Hangi Şirketleri Kapsıyor?

• Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, bağımsız denetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler de dahil olmak üzere kuruluşu ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine tabi olan anonim şirketler ve

• 1 Ocak 2026 tarihi itibari ile kuruluşu ticaret siciline tescil edilen tüm şirketler, Tebliğ kapsamındaki ticari defterlerini ETDS üzerinden oluşturmak, tutmak, saklamak ve ibraz etmek zorundadır. 

Bunların dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak ticari defterlerini ETDS’de tutabileceklerdir. 

Tebliğ’e Göre Hangi Defterler ETDS’de Tutulacak?

Tebliğ kapsamında, işletmenin muhasebesi ile ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ETDS’de tutulacaktır. Defterlerini ETDS’de tutmaya başlayan şirketler, söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaktır. ETDS’de tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır. 

ETDS’ye Geçişte Takip Edilecek Adımlar Nelerdir?

Fiziki olarak defter tutmakta olup; 1 Temmuz 2025 itibari ile ETDS’ye zorunlu geçiş yapacak şirketler	1 Eylül 2025’e kadar; Tebliğ’e uygun olarak karar almalı ve bu kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır. Tebliğ’de belirtilen usule uygun bir şekilde ETDS kullanıcısı belirlemeli ve bu bilgileri de kapanış işlemleri sırasında notere iletmelidir. ETDS kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgileri noter tarafından ETDS’ye tanımlanacak ve ilgili defterler ETDS’de aktif hale getirilecektir.
1 Ocak 2026 itibari ile yeni kurulacak şirketler	Tebliğ’de belirtilen usule uygun bir şekilde ETDS kullanıcısı belirlenmeli ve kullanıcı MERSİS’e tanımlanmalıdır. Şirket kuruluşu esnasında, kuruluş evrakları ile sistem kullanıcısına ilişkin belgeler ticaret sicili müdürlüğüne ibraz edilmelidir. Şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte, ticari defterler, eş zamanlı olarak ETDS’de aktif hale getirilecek ve sistem kullanıcısının erişimine açılacaktır.
İhtiyari olarak defterlerini ETDS’de tutmak isteyen şirketler	ETDS’ye geçiş yapılmak istenen hesap dönemi içerisinde, Tebliğ’e uygun olarak karar alınmalı ve bu karar ile notere başvurularak fiziki defterlerin kapanış onayı yaptırılmalıdır. Tebliğ’de belirtilen usule uygun bir şekilde ETDS kullanıcısı belirlenmeli ve bu bilgiler de kapanış işlemleri sırasında notere iletilmelidir. ETDS kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgileri noter tarafından ETDS’ye tanımlanacak ve ilgili defterler ETDS’de aktif hale gelecektir.

Kimler ETDS Kullanıcısı Olabilir?

• ETDS kullanıcısı, şirket tarafından yetkilendirilen, yönetim kurulu/müdürler kurulu üyesi, yönetici ortak veya üçüncü bir kişi olabilir. Bu kullanıcı(lar), görüntüleme, ekleme, güncelleme ve silme yetkilerinden bir veya birkaçına yetkili olacak şekilde belirlenebilir.

• ETDS kullanıcısı olarak yalnızca gerçek kişiler belirlenebilir. 

• Şirketler bir veya birden fazla sistem kullanıcısı tanımlayabilirler. 

• Şirketler, tanımlanan kullanıcı ile ilgili değişiklik yapabilir. 

  
  

EYAS Perspektifinden Sonuç

Zorunlu geçiş kapsamında bulunan şirketlerin belirlenen süreler içinde ETDS entegrasyonlarını tamamlamaları büyük önem taşımaktadır. 1 Ocak 2026 itibari ile yeni kurulacak ve tescil başvurusu yapacak şirketlerin ise Tebliğ’e yasal uyumlarını sağlamak üzere gerekli hazırlık ve planlamaları yapmaları gerekmektedir. Aksi halde, elektronik ortamda tutulması gereken defterlerin fiziki ortamda tutulması 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki defter tutma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi anlamına gelecek ve şirketler ciddi yaptırımlarla karşılaşabilecektir. 

ETDS entegrasyon sürecinde, Tebliğ’in her bir defter özelinde düzenlediği usul ve esaslar titizlikle takip edilmelidir. ETDS’de oluşturulan defterlerde yer alan kayıtların doğruluğu ve tutarlılığının sağlanmamasından doğabilecek zararlarda, yönetim organı üyeleri ve yöneticilerin hukuki sorumluluğunun gündeme gelebileceği dikkate alınmalıdır. Unutulmamalıdır ki, ETDS Bakanlık tarafından yürütülen bir sistem olsa da ETDS üzerindeki kayıt ve işlemlerin doğruluğu ve usulüne uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi şirketlerin sorumluluğundadır.